Kendelse af 18-09-2014 - indlagt i TaxCons database den 01-11-2014

Selskabet har anmodet SKAT om bindende svar. Selskabet har stillet følgende spørgsmål:

Spørgsmål 1:

Kan SKAT bekræfte, at [virksomhed1] kan udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til bude på det grundlag som er skitseret nedenfor?

Spørgsmål 2:

Kan SKAT bekræfte, at det ikke vil gøre nogen forskel for svaret i spørgsmål 1, om [virksomhed1] gennemfører “robotberegning” af hver enkelt avisrute på daglig eller ugentlig basis?

Spørgsmål 3:

Kan SKAT bekræfte, at [virksomhed1] kan udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til bude på det grundlag som er skitseret nedenfor med den tilføjelse, at buddet skal returnere kørselsskemaerne, såfremt buddet er uenig i de angivne ruter, det angivne kilometerantal eller der ikke er benyttet egen bil til budkørslen?

Som forudsætning for spørgsmålene oplyser revisor følgende:

“Det kan ved besvarelsen lægges til grund, at budkørslen kan anses for erhvervsmæssig kørsel efter ligningslovens § 9 B og at grundlaget for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse i øvrigt er opfyldt. Vi henviser i øvrigt til det bindende svar fra SKAT, som [virksomhed1] har modtaget den 11.11.2008. Det bindende svar er vedhæftet.

Denne anmodning om bindende svar vedrører således som udgangspunkt alene spørgsmålet om, hvorvidt [virksomhed1] ved indførelse af et nyt system udfører den for arbejdsgiveren fornødne kontrol for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse til de bude, der benytter egen bil ved udbringning.

Det beskrevne it-system benyttes kun ved normal budkørsel med selskabets faste bude. Ved nød- kørsel og/eller ved afløser-kørsel afregnes kørselsgodtgørelse efter hidtidig manuel håndtering og kontrol af køresedler.”

SKAT har svaret:

Spørgsmål 1:

Nej

Spørgsmål 2:

Ja, det vil ikke gøre nogen forskel for svaret på spørgsmål 1.

Spørgsmål 3:

Landsskatteretten

Landsskatterettens afgørelse.

Spørgsmål 1:

Besvarelsen på spørgsmål 1 er afhængig af spørgsmål 2. Spørgsmålet kan kun besvares ”Ja”, hvis der sker en daglig opdatering af afstandsberegning/robotberegning for hver enkelt avisrute.

Spørgsmål 2:

Ja, det vil gøre en forskel for svaret på spørgsmål 1.

Spørgsmål 3:

Nej

Faktiske oplysninger

Det fremgår følgende af anmodningen:

“Baggrundsoplysninger om [virksomhed1]

[virksomhed1] blev stiftet i 2001. Selskabet ejes af [virksomhed2] A/S og [virksomhed3] K/S.

Selskabet er et distributionsselskab på morgendistribution og omdeler bl.a. [...] samt andre publikationer, gratisaviser, bogpakker og magasiner.

Selskabet beskæftiger pr. 1. januar 2012 ca. 1.000 omdelere/bude og 90 fuldtidsansatte. Cirka 200 bude benytter egen bil til udbringning.

De ca. 1.000 omdeleres alder er meget forskellig, og de yngste avisbude er blot 13 år. Ansættelse som omdeler under 18 år kræver forældres accept samt en forældres medunderskrift på kontrakten, før arbejdet kan påbegyndes. Ansatte på over 18 år er omfattet af en overenskomst indgået mellem Fagligt Fælles Forbund og Danske Mediers Arbejdsgiverforening.

Uanset omdelernes alder er alle distrikterne/budruter tilrettelagt således, at arbejdstidsreglerne overholdes. Ansættelse sker således i henhold til bl.a. arbejdsmiljøloven og bekendtgørelse om unges arbejde.

En arbejdsdag begynder ved, at omdeleren ringer til et aftalt nummer og “klarmelder” - det vil sige giver besked om, at han/hun er mødt på arbejdet. Omdeleren tager hen til et depot, som er et samlingssted i omdelerens nærområde. På depotet har en natbudsleder opstillet aviserne i stakke til hver omdeler i området.

Sammen med omdelerens stak ligger en omdelingsliste. Omdelingslisten udskrives hver dag til hvert eneste avisdistrikt/budrute. På listen fremgår hvilke abonnenter, der skal modtage avisen netop den dag. Buddet har pligt til at omdele i den rækkefølge, der er angivet i omdelingslisten. De fleste abonnenter er private kunder, som skal have avisen leveret på deres bopæl. Abonnenterne kan også være erhvervskunder og forhandlere (bagere, tankstationer m.v. som typisk får leveret et større antal aviser pr. dag). Når alle aviserne på omdelingslisten er uddelt, er arbejdsdagen slut.

Et avisdistrikt har mellem 30 og 60 aviser. Der er stor forskel på hvor lang tid det tager i de enkelte distrikter, da der f.eks. i landdistrikter er langt mellem abonnenterne. Der er ikke normalt noget til hinder for, at en omdeler får ansættelse som uddeler i flere distrikter samtidigt. Dagens omdelingsliste og distriktets beskaffenhed medfører således også store forskelle på, hvilke afstande der tilbagelægges på en omdelers arbejdsdag.

Det er nødvendigt for omdeleren, at han/hun kan disponere over en cykel, knallert eller bil, der kan transportere aviserne.

For omdelere under 18 år er der naturligvis ikke bil til rådighed.

Langt størstedelen af abonnenterne er faste abonnenter som får avis m.v. leveret hver dag i året. Denne gruppe abonnenter udgør ca. 96 – 97 % af alle [virksomhed1]’s abonnenter. Der opleves normalt ingen afbrydelser i leveringen, dog eventuelt med enkelte udsving omkring sommerferieperioden.

Dispositioner som overvejes - kontrolhensyn

[virksomhed1] ønsker klarhed over, om virksomheden udfører den fornødne kontrol som angivet i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Det fremgår af § 2 i bekendtgørelsen, at det er en forudsætning for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren fører kontrol med antallet af kørte kilometer i lønmodtagerens egen bil.

Bogføringsbilaget vedrørende den erhvervsmæssige kørsel skal indeholde:

Som udgangspunkt er det således arbejdsgiveren der kontrollerer, at grundlaget for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse er korrekt. I praksis er det anerkendt, at arbejdsgiverens kontrol med, at den ansatte har benyttet egen bil er opfyldt ved, at medarbejderen på kørselsbilaget oplyser registreringsnr. på den bil der er benyttet samtidig med, at medarbejderen ved sin underskrift bekræfter dette.

Da det i praksis er særdeles omfattende at håndtere udbetaling af kørselsgodtgørelse til bude på baggrund af budenes egne kilometerangivelser, og da det i praksis ofte ikke er muligt at udøve en præcis fysisk kontrol af kilometerantallet, har [virksomhed1] udviklet et it-system der “forhåndskontrollerer” grundlaget for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse.

[virksomhed1] udbetaler kørselsgodtgørelse til de bude der benytter egen bil eller scooter. Buddet får udbetalt kørselsgodtgørelse for kørsel fra depotet - hvor aviser m.v. afhentes - og til den sidste abonnent på ruten. Såfremt buddet har flere distrikter, udbetales der tillige kørselsgodtgørelse for den strækning, hvor buddet kører fra slutningen af et distrikt til begyndelsen af et nyt distrikt. Der udbetales ikke kørselsgodtgørelse for kørsel fra privatadressen til depotet og for kørsel mellem den sidste abonnent og privatadressen.

På enkelte distrikter skal der benyttes nøgle, og der betales i disse tilfælde også godtgørelse for kørsel tilbage til depotet med nøglerne.

I det bindende svar fra SKAT fra 11.11.2008 har SKAT bekræftet, at den samlede kørsel der udbetales godtgørelse for, kan anses for erhvervsmæssig befordring.

[virksomhed1] udbetaler kørselsgodtgørelse med den lave sats, p.t. 2 kr. pr. kilometer (2011).

Det er afgørende for [virksomhed1], at det nye system som de har udviklet, på forhånd er skattemæssigt godkendt af SKAT, således at de kontrolkrav som er stillet i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 kan anses for opfyldt.

Derfor tog [virksomhed1] initiativ til et møde med SKAT den 13.12.2011 for at præsentere systemet. Fra SKAT deltog [person1] og [person2] fra et [Skattecenter] i mødet.

SKAT har i et brev fra den 19.12.2011 givet en vejledende besvarelse vedrørende it-systemet som danner grundlag for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse.

SKATs beskrivelse af systemet

Om systemet citeres fra den vejledende besvarelse fra SKAT:

“Det af virksomheden ([virksomhed1]) udviklede system baserer sig på flere interne og eksterne systemer, bl.a. Google Earth og kan med relativ stor nøjagtighed beregne afstande der tilbagelægges på den enkelte avisrute m.v. Systemet tager ikke højde for mindre vejsving/krumninger i vejen, vejarbejde, omkørsler eller lignende og den beregnede afstand vil derfor sjældent være 100 % nøjagtig.

Et avisbuds daglige kørsel vil typisk foregå på en rute med flere avisdistrikter, som ofte ligger i geografisk forlængelse af hinanden. Systemet runder det beregnede km antal for det enkelte avisdistrikt ned, således at 999 m nedrundes til 0 m. Den beregnede afstand for en daglig rute med f.eks. 5 avisdistrikter vil således kunne være nedrundet med mere end 4 km dagligt.

Omdelingslisten til det enkelte avisdistrikt udskrives dagligt og indeholder oplysning om de abonnenter der skal modtage avisen netop den dag. Systemet opdaterer den beregnede afstand på avisdistriktet jævnligt, men p.t. ikke dagligt. Den beregnede afstand for ruten kan således være unøjagtig, hvis f.eks. en abonnent i et yderområde er bortfaldet. Det er oplyst, at man forventer at sætte en robotberegner på systemet, således at der kan ske daglig opdatering af ruteberegningen (afstanden).

I praksis foregår afregningen af skattefri befordringsgodtgørelse således, at virksomheden udfylder et bilag med det antal km der er beregnet for det enkelte avisbuds daglige tur. Denne leveres til avisbuddet, som med sin underskrift accepterer arbejdsgivers beregning af dagens kørsel. Først efter modtagelse af den ansattes underskrift på bilaget, udbetales den skattefri befordringsgodtgørelse.

SKATs bemærkninger til systemet

Det er vores umiddelbare opfattelse, at systemet som vi har fået præsenteret, i vid udstrækning vil kunne føre en god kontrol med de kilometer, som virksomheden vil udbetale skattefri befordringsgodtgørelse for.

Der er dog elementer der gør, at vi må nære betænkelighed ved, om kravene i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 kan anses for opfyldt fuldt ud, ved anvendelse af systemet:

Det er derfor vores opfattelse, at systemet ikke i sin nuværende form opfylder de betingelser der stilles til kontrol i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Vi vil derfor anbefale [virksomhed1], at anmode om et bindende svar på spørgsmålet.”

I har fremkommet med følgende bemærkninger til SKATs vejledende besvarelse:

“Vores bemærkninger til SKA Ts vejledende besvarelse

Til SKATs vejledende besvarelse kan vi supplere med følgende:

[virksomhed1] etablerer ved “robotberegningen” en løbende opdatering af afstandsberegningen. Derved elimineres risikoen for, at der udbetales godtgørelse for kørsel på den “normale” rute uanset, at dagens rute konkret er kortere end normalt. Beregningen er præcis, idet [virksomhed1] stiller som krav til buddet, at rækkefølgen i den udleverede omdelingsliste skal følges. Rækkefølgen er fastsat så der bruges kortest mulig tid på omdelingen. Den “forhåndskontrol” som [virksomhed1] i den forbindelse udfører, svarer til de samme kontrolhandlinger, som [virksomhed1] i øvrigt ville udføre, såfremt buddet selv havde udarbejdet kørselsopgørelsen.

Som følge af den nedrundingsprocedure der finder anvendelse, kan der således ikke udbetales for et større kilometerantal end det, som den pågældende rute på dagen er opmålt til.

Det er således kun hvis buddet overfor [virksomhed1] kan godtgøre, at ruten - eksempelvis på grund af vej arbejde - er længere end opmålt, at [virksomhed1] konkret kan/vil fravige afstandsberegningen.

Med hensyn til om [virksomhed1] rent faktisk kontrollerer et kørselsskema udfyldt af den ansatte, er der efter vores opfattelse tale om, at medarbejderen afgiver tilstrækkelige oplysninger til [virksomhed1], idet medarbejderen netop med sin underskrift bekræfter det angivne kilometerantal for den eller de aktuelle ruter, som han har kørt, og at han samtidig ved angivelse af registreringsnr. og underskrift bekræfter, at der er benyttet egen bil til kørslen. Medarbejderen underskriver således helt tilsvarende oplysninger som, hvis han selv skulle have udarbejdet kørselsskemaet.

På den baggrund er det vores opfattelse, at [virksomhed1] udfører den fornødne kontrol på et fuldt tilstrækkeligt grundlag.

For [virksomhed1] betyder den skitserede fremgangsmåde, at [virksomhed1] helt har styr på, hvor mange kilometer der udbetales kørselsgodtgørelse for, og at man undgår en tidskrævende gennemførelse af en fysisk kontrol med de kilometer, som buddet angiver for den daglige kørsel.

Det er således [virksomhed1]’s opfattelse, at det system som er udviklet, giver [virksomhed1] som arbejdsgiver en sikkerhed for ikke at udbetale mere i kørselsgodtgørelse end de pågældende ruter betinger.

Den nævnte løbende opdatering af afstandsberegningen kan om nødvendigt gennemføres dagligt. Dette er dog en temmelig ressourcekrævende beregning, hvorfor en daglig robotberegning af alle ruter nok er mulig, men ikke foretrækkes. [virksomhed1] kan til enhver tid gå tilbage til enhver rutes omdelingsliste på enhver specifik dato, så robotberegningen kan konkret gennemføres efter behov.

[virksomhed1] har en politik for omdeling til abonnenter, at man ikke ønsker abonnenter der har adresse længere væk end ca. 400 m. fra forrige/næste abonnent på ruten. I forhold til antallet af abonnenter, som [virksomhed1] betjener, er denne type abonnent meget sjælden. Den helt ekstreme situation er derfor, hvis en fast abonnent (standardabonnent) bor 400 meter ud af en blind vej og holder pause fra sit abonnement, hvorfor den maksimale påvirkning på dagens rute er 800 m. Denne afvigelse kan påvises via en daglig robotberegning af dagens konkrete rute. Avisbuddet der kører denne faste rute kan derfor helt undtagelsesvist få beregnet standardbefordring for op til 800 meters kørsel i henhold til den seneste robotberegning, men hvor dagens omdelingsliste afviger i forhold til standard-ruten. Denne difference bliver “fanget” ved den følgende robotberegning af ruten og korrektioner vil blive gennemført.

Dette princip sammenholdt med de tidligere beskrevne nedrundingsprincipper gør, at der således kun er en minimal risiko for, at [virksomhed1] den enkelte dag beregner kørselsgodtgørelse for mere end dagens omdelingsliste berettiger til -og differencen vil blive korrigeret før der sker udbetaling af kørselsgodtgørelse. [virksomhed1] kommer således ikke til at udbetale for flere km. end der er kørt - uanset om der gennemføres daglig eller f.eks. ugentlig robotberegning af den enkelte rute.

Det ønskes således bekræftet af SKAT, at en daglig robotberegning af alle ruter ikke er nødvendig, når blot der er sikkerhed for, at alle ruter er opdateret f.eks. ugentligt og i alle tilfælde er opdateret, før det enkelte buds kørsels skema godkendes med henblik på (månedlig) udbetaling af godtgørelse.

[virksomhed1] overvejer næste skridt i håndteringen af udbetaling af kørselsgodtgørelse. Således overvejes, om det er muligt at undlade, at de pågældende kørselsskemaer returneres af buddene med underskrift, idet en manglende skriftlig accept (indenfor faste tidsfrister) sidestilles med (stiltiende) accept af de opgørelser, som [virksomhed1] har udarbejdet og fremsendt til buddet. Med hensyn til at bekræfte, at kørslen er sket i egen bil, vil [virksomhed1] i forbindelse med ansættelse af medarbejderen kræve oplysning om, hvilken bil der benyttes afbuddet. Samtidig pålægges buddet at give oplysning om, hvorvidt der benyttes en anden bil end den som buddet har oplyst ved ansættelsen. Det gælder også for enkelte dage, hvor buddet benytter en anden bil, eksempelvis i forbindelse med værkstedsbesøg.

Begrundelse for det ønskede svar

Det er tidligere fastslået ved bindende svar, at den befordring som buddene har, kan anses for erhvervsmæssig kørsel i henhold til ligningslovens § 9 B.

Kilometerantallet på den enkelte rute måles nu dagligt på baggrund af den omdelingsliste, som buddet har pligt til at følge.

Da den opmåling af de enkelte avisdistrikter som [virksomhed1] udfører efter vores opfattelse næppe kan udføres mere præcist, da der nedrundes til nærmeste hele kilometerantal og da der alene udbetales kørselsgodtgørelse med 2 kr. pr. km, kan der efter vores opfattelse ikke ske udbetaling af en større kørselsgodtgørelse, end det der svarer til den faktiske erhvervsmæssige kørsel.

Det er vores vurdering, at den forhåndskontrol som [virksomhed1] udfører, og som efterfølgende er bekræftet af buddet som kørsel i egen bil, fuldt ud kan anses for tilstrækkelig i forhold til kontrolkravet i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000.

Det er til enhver tid muligt at udskrive kørselsregnskab og dags-rapporter for et enkelt bud eller enkelte budruter, så dokumentation for udbetalt befordringsgodtgørelse opbevares elektronisk. [virksomhed1] og f.eks. SKAT vil derfor altid kunne se grundlaget for de kørte kilometer og den udbetalte godtgørelse. Der er efter vores opfattelse ikke noget krav til rækkefølgen i arbejdsgivers udførte kontrol i henhold til bekendtgørelsen.

Det gælder efter vores opfattelse også hvor buddet indenfor faste tidsfrister stiltiende accepterer de af [virksomhed1] udarbejdede kørselsoversigter.

Vi vedlægger det bindende svar fra SKAT, den vejledende udtalelse fra SKAT og et eksempel på et forhåndskontrolleret kørselsregnskab.”

Høringssvar

“Bemærkninger til SKAT’s udkast til bindende svar -

J.nr. 12-032601,[...], CVR-nr. [...1]

Vi har den 13. marts 2012 modtaget SKAT’s udkast til bindende svar i ovennævnte sag.

Der er et par punkter i SKAT’s fremstilling, som vi ønsker at kommentere på og give supplerende oplysninger om.

Til SKAT’s begrundelse for svaret til spørgsmål 1, skriver du, at “.. det er en grundlæggende forudsætning, at den ansatte skal udfylde et fyldestgørende kørselsregnskab, og at arbejdsgiver har pligt til at kontrollere dette...”

[virksomhed1] ([virksomhed1]) har tilrettelagt sine procedurer således, at der månedligt udsendes en specifikation af de registreringer som [virksomhed1] har for den pågældende medarbejders daglige ruter og kørsel.

Den ansatte gennemgår den udsendte specifikation og påfører, hvis medarbejderen er uenig i grundregistreringerne. Medarbejderens egne registreringer af udført kørsel sker ved, at medarbejderen har dagens “omdelingsliste” og sine egne registreringer på denne, hvis der er vejarbejde/omkørsel el.lign. som gør, at dagens kørsel afviger fra den normale rute.

Derefter sendes specifikationen i underskrevet stand retur til [virksomhed1] med medarbejderens oplysninger om det rigtige grundlag. [virksomhed1] efterprøver derefter om medarbejderens oplysninger er korrekte og kan dokumenteres i form af ”robotkørsler” og anden efterprøvelse f.eks. ved brug af KRAK’s afstandsberegner.

Er medarbejderen enig i den udsendte specifikation (ingen afvigelser i forhold til omdelingslisten og hans egne kilometeropgørelser f.eks. ved brug af bilens triptæller) underskriver han specifikationen og returnerer denne til [virksomhed1].

Først hvis og når [virksomhed1] har godkendt medarbejderens specifikation, kan der ske beregning af kørselsgodtgørelse for månedens kørsel. Der udbetales således heller ikke godtgørelse for de dages kørsel, hvor der er uenighed, før [virksomhed1] ved robotkørsel har efterprøvet grundlaget.

Der sker således en normal procedure for kørselsregnskabet - blot har medarbejderen fået assistance fra [virksomhed1] til at udfærdige de daglige til- og fra-punkter på dagens rute.

Det kan efter vores opfattelse ikke indfortolkes i bekendtgørelse nr. 173 af 13/3-2000, at grundoplysningerne på bogføringsbilaget for erhvervsmæssig kørsel udelukkende skal udfærdiges af medarbejderen selv.

Det kan heller indfortolkes i bekendtgørelsen, at medarbejderen ikke kan eller må få hjælp til udfærdigelse af de mange daglige registreringer (f eks. af sin arbejdsgiver), når blot medarbejderen ved sinunderskrift dokumenterer/bekræfter, at han kan stå inde for registreringerne på kørselsregnskabet.

Da medarbejderen - jf. det stillede spørgsmål i - kontrollerer registreringerne, underskriver og indsender materialet til arbejdsgiveren, og arbejdsgiveren derefter kontrollerer hvad buddet har registreret før der kan beregnes og udbetales kørselsgodtgørelse, er grundlaget efter vores opfattelse fuldstændigt det samme som, hvor den ansatte udfylder et fyldestgørende kørselsregnskab som arbejdsgiveren kontrollerer.

Vi medgiver gerne at vores udtryk “forhåndskontrolleret” måske ikke er retvisende for de faktiske forhold.

Vi mener derfor ikke, at SKAT kan konkludere som det fremgår af citatet ovenfor.

Vi medsender dokumenter, der viser “flowet” i registreringerne for grundlaget, kontrollen med og endelig beregning af kørselsgodtgørelse.

Bemærk, at vedlagte bilag 1 alene er udtryk for ét buds erhvervsmæssige kørsel på én arbejdsdag. Med ca. 1.000 avisbude ansat, hvoraf de 2-300 dagligt får befordringsgodtgørelse for flere ruter dagligt (fuldtidsansatte), er der altså tale om en ganske væsentlig papirmængde dagligt for at udføre registrering og kontrol, jf. bekendtgørelsen.

Vi beder dig på denne baggrund genvurdere din indstilling til besvarelse af spørgsmål 1 (og 2 og 3).”

Det er til Landsskatteretten oplyst, at en daglig afstandsberegning/robotberegning indebærer, at selve omdelingslisten og afstandsberegningen/robotberegningen bliver foretaget mellem kl. 14 og 20 dagen før, omdelingen finder sted. Såfremt der efter kl. 20 indtræffer afvigelser, der gør, at der ikke bliver kørt lige så mange kilometer som fremgået af omdelingslisten, bliver der foretaget en opdateret afstandsberegning på de pågældende ruter. Selskabet foretager p.t. en løbende opdatering, dog ikke daglig/ugentlig opdatering, men således at der altid vil blive foretaget en efterfølgende kontrol af antallet af kørte for hver enkelt medarbejder, inden de får kørselsgodtgørelse udbetalt.

Der er fremlagt et eksempel på anvendelsen af det omtalte it- system med fremlæggelsen af en lønseddel for et af budene vedr. lønperioden den 16. oktober 2010 til den 15. november 2011. Det ses heraf, at der sidst på lønsedlen bliver korrigeret for antallet af kilometer, der ikke er blevet kørt, og at der kun bliver udbetalt kørselsgodtgørelse for de kørte kilometer.

Der er videre fremlagt et papir fra et af budene vedr. kørsel den 6. januar 2010, hvorpå selskabet blev gjort opmærksomt på, at det angivne antal kilometer var for lidt, og at der var fejl i angivelsen af nummerpladen på omdelerens bil.

Herudover er der fremlagt kørselsregnskaber for forskellige bude både med og uden rettelser fra omdelerne samt dato og deres underskrift.

SKATs afgørelse

SKAT har besvaret spørgsmålene som følger:

Spørgsmål 1:

De generelle betingelser for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse fremgår af ligningsvej - ledningens afsnit A.B. 1.7.3. Heraf fremgår bl.a.:

“Den, der udbetaler skattefri rejse- og/eller befordringsgodtgørelse har pligt til at kontrollere, at alle betingelserne for, at udbetalingen kan ske skattefrit, er opfyldt, jf. bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Foretages denne kontrol ikke, er godtgørelsen skattepligtig som personlig indkomst (løn/vederlag) for modtageren.”

Det fremgår af bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000, at et bogføringsbilag vedrørende den erhvervsmæssige kørsel skal indeholde:

SKAT har i den vejledende udtalelse dateret 19. december 2011 anført, at systemet efter SKATs opfattelse ikke opfylder de betingelser, der stilles til kontrol i Bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Dette blev begrundet med følgende:

SKAT fastholder, at det er en grundlæggende forudsætning for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse, at medarbejderen udfylder et kørselsregnskab, som efterfølgende kontrolleres af arbejdsgiveren.

[virksomhed1] beregner kørslen ud fra de registreringer, som [virksomhed1] har for medarbejderens ruter. Medarbejderen udfylder således ikke et kørselsregnskab, men registrerer kun afvigelser fra den forventede rute.

SKAT fastholder på denne baggrund, at systemet ikke opfylder betingelserne.

Spørgsmålet besvares derfor med et nej.

Spørgsmål 2:

Som det fremgår af spørgsmål 1 er det SKATs opfattelse, at systemet grundlæggende ikke opfylder betingelserne i Bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Svaret i spørgsmål 1 vil derfor være det samme uanset, om [virksomhed1] gennemfører “robotberegning” af hver enkelt avisrute på daglig eller ugentlig basis. SKAT kan dog anerkende, at systemet ved daglig beregning vil være mere præcist.

Spørgsmålet er derfor besvaret med: Ja, det vil ikke gøre nogen forskel for svaret i spørgsmål 1.

Spørgsmål 3:

Som det fremgår af spørgsmål 1 er det SKATs opfattelse, at systemet grundlæggende ikke opfylder betingelserne i Bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Der er ikke tale om, at arbejdsgiver kontrollerer en kilometeropgørelse udfyldt af den ansatte. At den ansatte skal returnere kørselsskemaerne, såfremt buddet er uenig i opgørelsen ændrer ikke herved, da opgørelsen stadig, som udgangspunkt, er udfyldt af den ansatte.

Spørgsmålet er derfor besvaret med nej.

Vilkår og betingelser

Det bindende svar er bindende for SKAT i 5 år fra modtagelsen af dette brev, medmindre andet udtrykkeligt er oplyst, jf. skatteforvaltningslovens § 25, stk. 1.

Svaret gælder kun for spørgerens skattemæssige forhold.

Svaret er ikke bindende, hvis der er sket ændringer i de forudsætninger eller regler, der ligger til grund for svaret, eller hvis svaret er givet på grundlag af ukorrekte oplysninger, i f. skatteforvaltningslovens § 25, stk. 2.

Jeres opfattelse

Selskabets repræsentant har fremsat påstand om, at SKATs bindende ligningsvar skal ændres til ”Ja” for alle 3 spørgsmål.

Repræsentanten har henvist til de oplysninger og argumenter, som er fremlagt for SKAT. Herudover har repræsentanten følgende tilføjelser.

I bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 (bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse) er der fastsat krav til arbejdsgiverens kontrol med antallet af kørte kilometer i lønmodtagerens egen bil og hvilke oplysninger, der skal fremgå af bogføringsbilaget. Det er jeres helt klare opfattelse, at alle kravene i bekendtgørelsen er opfyldt.

SKAT har i sit bindende svar anført at

“[...] det er en grundlæggende forudsætning, at den ansatte skal udfylde et fyldestgørende kørselsregnskab, og at arbejdsgiver har pligt til at kontrollere dette. At arbejdsgiver på forhånd har en viden om kørslens omfang betyder ikke, at den ansatte ikke skal føre kørselsregnskab.”

I er uforstående overfor SKAT’s opfattelse af, at der i denne sag ikke foreligger et fyldestgørende kørselsregnskab. SKAT undlader efter jeres opfattelse således helt at forholde sig til det endda meget fyldige dokumentationsmateriale som omfatter et enkelt avisbuds kørsel for en enkelt dags arbejde. Dokumentationsmaterialet er fremlagt i sagen.

I er heller ikke enige i SKAT’s holdning om, at et kørselsregnskab tilsyneladende kun kan accepteres som grundlag for udbetaling af kørselsgodtgørelse, hvis den ansatte selv har udfyldt regnskabet. Det afgørende må efter jeres opfattelse være, om grundlaget for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse er fuldt tilstrækkeligt, uanset om grundlaget er tilvejebragt i samarbejde (fællesskab) mellem arbejdsgiver og lønmodtager.

SKAT’s opfattelse må i denne forbindelse anses at være en anelse gammeldags. Mange medarbejdere udfylder i dag kørselsregnskabet på pc. De registreringer som fremgår af et kørselsregnskab, der registreres elektronisk baseres ofte på grundoplysninger tilvejebragt af arbejdsgiveren. Det gælder eksempelvis ved, at medarbejderen “henter” oplysninger om kørsel til bestemte kunders adresser ud fra virksomhedens kundekartotek.

Ved udførelse af kontrol med antallet af kørte kilometer, er det jeres opfattelse, at en kontrol baseret på krak.dk ikke er anvendelig i denne sag. Det gælder også for en eventuel kontrol fra SKAT. Årsagen er, at det enkelte bud har et utal af daglige leveringsadresser, som slet ikke i den samme søgning kan håndteres af krak.dk.

Dertil kommer at en sådan kontrolsøgning på krak.dk heller ikke tager højde for vejarbejde, omkørsler og lignende.

Idet [virksomhed1] som distributionsvirksomhed har daglig levering til mere end hundrede tusinde adresser, er krak.dk efter jeres opfattelse helt uanvendeligt til kontrolformål for [virksomhed1], da hver enkelt leveringsadresse skal indtastes manuelt.

Udbetaling af befordringsgodtgørelse er en betydelig udgift for [virksomhed1]. Det er derfor magtpåliggende for [virksomhed1], at der ikke udbetales beløb som medarbejderen ikke er berettiget til. Den anvendte sats (2 kr. pr. km. i 2011) for erhvervsmæssig kørsel følger satsen for kørsel ud over 20.000 km. om året.

[virksomhed1] har derfor udviklet et ekstra kontrolsystem for optimering af virksomhedens drift - som giver en bedre og mere udførlig kontrol af den enkelte medarbejders daglige erhvervsmæssige kørsel end ved almindelig kontrol f.eks. ved sammenligning med krak.dk.

Hvis de pågældende medarbejderes daglige erhvervsmæssige befordring skal håndskrives (førend SKAT kan og vil acceptere, at den ansatte har udfyldt et fyldestgørende kørselsregnskab), så vil [virksomhed1]’s udgifter til buddenes løn øges ganske betydeligt henset til det antal registreringer, som buddet dagligt skal lave som en normal del af arbejdstiden. I henviser til omfanget af fremlagte dokumentationsmateriale.

I henleder opmærksomheden på, at [virksomhed1]’s muligheder for at føre kontrol med de oplyste erhvervsmæssige kilometer på det anvendte grundlag er langt mere tilgængelige, da de er registreret i et læsbart format og ikke løbende er blevet udfyldt af medarbejderens håndskrift på turen rundt med aviser i alt slags vejr, herunder f.eks. med kolde/våde fingre. Medarbejderne kan således også være “udstyret” med meget svært læseligt håndskrift, som reelt gør arbejdsgiverens kontrol af det af medarbejderen udarbejdede kørselsbilag vanskelig.

Der er tale om en betydelig post for selskabet og derfor er selskabet ikke interesseret i at udbetale mere end, hvad den enkelte medarbejder har krav på. Beregningsgrundlaget udgør omdelingslister, der bliver printet ud hver dag med præcise angivelser af, hvor budene skal køre hen, en søgning i systemet og eventuelle rettelser i angivelsen af antallet af kilometer fra budene. Herefter foretager selskabet en efterfølgende kontrol af de rettelser, der måtte komme fra budene, inden de får udbetalt kørselsgodtgørelsen. Det er den korteste strækning, der bliver lagt til grund ved beregningen og med det anvendte system kan antallet af kørte kilometer beregnes så præcist, som det overhovedet kan lade sig gøre.

Sammenfattende er det således jeres opfattelse, at det er underordnet, hvorfra eller hvordan grundoplysningerne bliver anskaffet - om de er håndskrevet på et stykke papir eller er hentet fra arbejdsgivers it-systemer - når blot medarbejderen bekræfter ved sin underskrift, at kørslen er sket til/fra de eksakte adresser og kørselsbilaget i øvrigt indeholder alle nødvendige grundlæggende oplysninger.

Selve omdelingslisten og afstandsberegningen/robotberegningen bliver foretaget mellem kl. 14 og 20 dagen før omdelingen finder sted. Såfremt der efter kl. 20 indtræffer afvigelser, der gør, at der ikke bliver kørt lige så mange kilometer som fremgået af omdelingslisten, bliver der foretaget en opdateret afstandsberegning på de pågældende ruter. Der bliver foretaget en løbende opdatering, pt. dog ikke daglig/ugentlig, men således at der altid vil blive foretaget en efterfølgende kontrol af antallet af kørte for hver enkelt medarbejder inden de får kørselsgodtgørelse udbetalt.

Som et eksempel på at der kun bliver udbetalt kørselsgodtgørelse for de kørte kilometer, er der henvist til en lønseddel for et af budene, hvoraf man sidst på lønsedlen kan se, at der bliver korrigeret for antallet af kilometer, der ikke er blevet kørt, og at der kun bliver udbetalt kørselsgodtgørelse for de kørte kilometer.

Kravene i Skatteministeriets bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse (vedlagt som bilag 5) anser I fuldt ud for opfyldt.

I mener derfor, at SKAT’s bindende svar er udtryk for en uhjemlet restriktiv udmøntning af bekendtgørelsens ordlyd.

Det bindende svar fra SKAT bør derfor ændres til 3 gange ‘ja”.

SKATs udtalelse

SKAT har kommet med følgende udtalelse til Skatteankestyrelsens forslag til afgørelse:

SKAT kan ikke tiltræde Skatteankestyrelsens forslag til sagens afgørelse.

SKAT fastholder, at det beskrevne system ikke opfylder betingelserne.

SKAT fastholder derfor også, at spørgsmålene bør besvares sådan som det fremgår af SKATs bindende svar af 19. april 2012.

SKAT indstiller således, at det bindende svar stadfæstes.

SKAT bemærker herved, at det forsat skal være muligt også for SKAT at udøve en ligningsmæssig kontrol af, at alle betingelser for udbetaling er opfyldte.

Et afgivet bindende svar kan ikke på forhånd medføre, at en sådan kontrolmulighed afskæres.

SKAT henviser herved til den Juridiske Vejledning 2014-1, afsnit A.A.3.2., hvor blandt andet følgende fremgår:

”Begrænsningen til spørgsmål, der drejer sig om den skattemæssige virkning af en disposition betyder, at svaret skal have karakter af en forvaltningsafgørelse om en skatteretlig virkning. Som følge heraf kan der ikke gives bindende svar om faktisk forvaltningsvirksomhed, gebyrer og forrentning, inddrivelse, straf eller om udøvelse af kontrol. Der kan heller ikke gives bindende svar om indberetningspligt i og med der ikke er tale om en skattemæssig virkning af en disposition. Se SKM2012.259.SR og SKM2013.474.SR. Der kan heller ikke gives bindende svar om indeholdelsespligt, se SKM2013.783.SR, der drejede sig om indeholdelsespligt ved arbejdsudleje.”

SKAT henviser også til det bindende svar offentliggjort i SKM2007.417.SR, hvor Skatterådet afviste, at godkende en elektronisk kørebog.

SKATs opfattelse og indstilling i dette bindende svar var følgende:

”Det er SKATs opfattelse:

At det ikke på forhånd kan afgøres om et fremtidigt kørselsregnskab, som A har udarbejdet ved benyttelsen af X vil opfylde ovennævnte krav i bekendtgørelsen om rejse- og befordringsgodtgørelse og således muliggøre arbejdsgivers kontrol af den ansattes erhvervsmæssige kørsel ved udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse.

Under hensyn til, at det er det enkelte individuelle kørselsregnskabs pålidelighed, der vurderes i forbindelse med ligningen, finder SKAT ikke, at der med nogen rimelighed kan gives et entydigt svar på systemets bevisværdi. Det afgørende er ikke, hvilket system der anvendes til at lave kørselsregnskab, men alene at kørselsregnskabet er udfyldt korrekt. Det er samtidig SKATs opfattelse, at skattemyndighederne skal afholde sig fra at forhåndsvurdere bevisværdien af teknologiske hjælpemidler.

Det er herefter SKATs opfattelse, at Skatterådet ikke kan vide om systemet rent faktisk betjenes i overensstemmelse med de skattemæssige regler for udarbejdelse af kørselsregnskab. SKAT indstiller, at Skatterådet afviser at svare på spm. 1.”

Repræsentantens bemærkninger til SKATs udtalelse

Repræsentanten og selskabet forstår ikke SKAT’s synspunkter til Skatteankestyrelsens forslag til afgørelse, da SKAT på den ene side kommer med en bemærkning om, at det beskrevne system ikke opfylder betingelserne (det vil sige, at SKAT faktisk tager stilling til virksomhedens system), men på den anden side samtidigt fremfører, at Skatteankestyrelsen ikke bør realitetsbehandle klagen over SKAT’s bindende svar ud fra et synspunkt om, at det fortsat skal være muligt for SKAT at udøve en ligningsmæssig kontrol (af bl.a. virksomhedens system og forretningsgange).

Det er efter repræsentantens og selskabets opfattelse besynderligt, at SKAT fremkommer med dette synspunkt i juli 2014, hvor sagens kerne oprindeligt startede hos SKAT tilbage i januar 2012, hvor der blev anmodet om bindende svar, og det bindende svar blev givet af SKAT i april 2012 uden forbehold eller beskrevne betænkeligheder for SKAT’s fortsatte myndighedsudøvelse. Igennem hele denne proces med indhentelse og påklage af SKAT’s bindende svar har virksomheden således haft en begrundet formodning om, at et bindende svar kunne opnås.

SKAT har ikke pr. 7. juli 2014 i øvrigt fremført nye argumenter for synspunktet om, at det oprindelige bindende svar bør stadfæstes.

Repræsentanten og selskabet gentager deres oprindelige accept af Skatteankestyrelsens forslag til afgørelse, som den er formuleret i Skatteankestyrelsens sagsfremstilling som er tilsendt repræsentant pr. 13. juni 2014.

Repræsentanten og selskabet er i øvrigt uforstående over for SKAT’s nye påstand om, at der med afgivelse af et bindende svar på [virksomhed1]s spørgsmål om kørselsregnskab m.v. fratages SKAT en mulighed for udøvelse af ligningsmæssig kontrol. Efter repræsentantens og selskabets opfattelse kan SKAT udøve arbejdsgiverkontrol m.v., herunder efterprøve om alle de stillede betingelser og det beskrevne grundlag for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse er opfyldt på samme vilkår som hidtil (uanset det bindende svar).

Repræsentanten og selskabet gør afslutningsvis opmærksom på, at der ikke er tale om en elektronisk kørebog. Det har SKAT også helt misforstået.

Landsskatterettens afgørelse

Efter ligningslovens § 9, stk. 4, skal godtgørelser, der udbetales af arbejdsgiveren for udgifter, som en lønmodtager påføres af arbejdet, medregnes ved indkomstopgørelsen. Dette gælder dog ikke godtgørelse for befordringsudgifter omfattet af ligningslovens § 9 B, såfremt godtgørelsen ikke overstiger satserne. Godtgørelsen er i så fald skattefri.

Det er en forudsætning for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren fører kontrol med antallet af kørte kilometer. Det fremgår af § 2, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000.

Bilag vedrørende den erhvervsmæssige kørsel skal indeholde modtagerens navn og CPR-nr., kørslens erhvervsmæssige formål, dato for kørslen, kørslens mål med angivelse af eventuelle delmål, angivelse af antal kørte kilometer, de anvendte satser samt beregningen af befordringsgodtgørelsen. Det fremgår af § 2, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000.

Der kan således ikke som betingelse for godkendelse af skattefri befordringsgodtgørelse kræves et egentligt kørselsregnskab, men der kan stilles krav om, at udbetalingerne og dermed de kørte erhvervsmæssige kilometer kan kontrolleres.

SKAT har ved bindende svar af 11. november 2008 bekræftet, at budkørsel fra depotet, hvor aviser afhentes, til den sidste abonnent på ruten er erhvervsmæssig kørsel.

Det er oplyst, at det beskrevne it-system er baseret på flere interne og eksterne systemer, heriblandt Google Earth, der med relativ stor nøjagtighed kan beregne de afstande, der tilbagelægges på den enkelte avisrute. De unøjagtigheder, der er ved systemet, er, at det ikke tager højde for mindre vejsving/krumninger i vejen, vejarbejde, omkørsler eller lignende. Med henblik på en minimering af målerusikkerheden sker der en nedrunding for det enkelte avisdistrikt, således at 999 m nedrundes til 0 m.

Systemet opdaterer p.t. den beregnede afstand på avisdistriktet jævnligt, men ikke dagligt. Den beregnede afstand for ruten kan således være unøjagtig, hvis for eksempel en abonnent i et yderområde er bortfaldet. I oplyser, at I forventer at sætte en robotberegner på systemet, således at der kan ske daglig opdatering af ruteberegningen.

Det er videre oplyst, at 96-97 % af jeres abonnenter er faste abonnenter, som får leveret avis m.v. hver dag i året. Det beskrevne it-system anvendes kun ved normal kørsel med selskabets faste bude, der benytter egen bil eller scooter. De faste bude har pligt til at omdele i den rækkefølge, der er angivet i omdelingslisten, der udskrives hver dag til hvert eneste avisdistrikt/budrute indeholdende oplysninger om de abonnenter, der skal modtage avisen den pågældende dag. Der er tale om rigtig mange leveringsdresser. Budkørsel starter fra depotet, hvor aviser afhentes til den sidste abonnent på ruten.

Procedurerne er tilrettelagt således, at der månedligt udsendes en specifikation af de registreringer, som I har for de pågældende medarbejderes daglige ruter og kørsler. De ansatte gennemgår den udsendte specifikation og påfører deres rettelser, hvis de er uenige i grundregistreringerne. Medarbejdernes egne registreringer af udført kørsel sker ved, at de har dagens omdelingsliste og sine egne registreringer på denne, hvis der er vejarbejde, omkørsel eller lignende, som gør, at dagens kørsel afviger fra den normale rute. Derefter sendes specifikationen i underskrevet stand retur til jer med medarbejderens oplysninger om det rigtige grundlag. Det efterprøves derefter om medarbejdernes oplysninger er korrekte og kan dokumenteres i form af ”robotkørsler” eller anden efterprøvelse f.eks. ved brug af KRAKs afstandsberegner. Er medarbejderne enige i den udsendte specifikation returneres denne i underskrevet stand til jer. Først når medarbejdernes specifikation er godkendt, kan der ske beregning af kørselsgodtgørelse for månedens kørsel.

I udbetaler kørselsgodtgørelse med den lave sats på 2 kr. pr. kilometer (2011).

Det er Landsskatterettens opfattelse, at det afgørende må være, at en arbejdsgiver kun udbetaler befordringsgodtgørelse for de kørte km, og at både arbejdsgiveren og den enkelte modtager af befordringsgodtgørelse påtager sig en aktiv del i processen med beregningen, kontrollen og angivelsen af de kørte kilometer.

Der er her tale om en speciel branche med i forvejen kendte ruter, hvorpå der køres af de faste bude utallige gange, og derfor også er kendt ikke blot for de enkelte faste bude, men også for arbejdsgiveren.

Det er Landsskatterettens opfattelse, at der ikke er afgørende argumenter imod at godkende et sådant system i sådanne særlige tilfælde, forudsat at der sker en daglig opdatering af afstandsberegningen, når systemet kun gælder ved normal budkørsel med selskabets faste bude, og når kørselsregnskaberne foretages i samarbejdet mellem med de faste bude og selskabet, der relativt præcist kan beregne de kørte kilometer. De enkelte medarbejdere får mulighed for at rette i de foreløbige kilometeropgørelser, som er udarbejdet af selskabet, hvorefter selskabet udfører kontrol med rettelsernes rigtighed og udbetalingen af befordringsgodtgørelsen sker først, når specifikationen fra selskabet er underskrevet af medarbejderne. Både arbejdsgiveren og de faste bude må siges at have en tilstrækkelig aktiv del i denne proces, som påkrævet i bekendtgørelsen.

På grundlag af ovenstående er det Landsskatterettens opfattelse, at det hverken er i strid med bekendtgørelsens ordlyd eller praksis, at selskabet selv påtager sig den aktive rolle at beregne strækningen af de faste ruter og leverer et forslag til kilometerangivelse for de faste bude – forudsat at der dagligt sker en opdatering af afstandsberegningen.

Med hensyn til spørgsmål 3 om stiltiende accept, er det Landsskatterettens opfattelse, at det må ligge uden for bekendtgørelsens ordlyd, da en stiltiende accept er udtryk for passivitet, hvilket står i modsætningsforhold til en aktiv handling, som er påkrævet i bekendtgørelsen.

De stillede spørgsmål skal herefter besvares som følger:

Spørgsmål 1

Besvarelsen på spørgsmål 1 er afhængig af spørgsmål 2. Spørgsmålet kan kun besvares ”Ja”, hvis der sker en daglig opdatering af afstandsberegning/robotberegning for hver enkelt avisrute.

Spørgsmål 2

Ja, det vil gøre en forskel for svaret på spørgsmål 1

Spørgsmål 3

Nej