A.A.6.2.2.3.1 Krav til anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven

Dette afsnit handler om de krav, der gælder for en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven (OFL).

Afsnittet indeholder:

Identifikationskravet

En anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at myndigheden kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Anmodningen skal derudover angive det tema, som sagen eller dokumenterne vedrører. Se OFL § 9, stk. 1, nr. 1 og 2.

Kravet om, at der skal være angivet et tema, gælder ikke, hvis der i anmodningen er oplyst et journalnummer.

Selvom anmodningen opfylder identifikationskravet, kan myndigheden afslå at behandle anmodningen, hvis behandlingen skønnes at nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Se OFL § 9, stk. 2, nr. 1.

Der er tale om et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis behandlingen skønnes at tage 25 timer, svarende til mere end 3 fulde arbejdsdage. Der skal dog indlægges en vis margin, da der er tale om et skønnet tidsforbrug. Og myndigheden skal, ved dialog med anmoderen, først forsøge at få præciseret anmodningen, så tidsforbruget ikke vil overstige 25 timer. Myndigheden skal endvidere informere om, hvis konsekvensen af manglende præcisering er et afslag på aktindsigt. Se FOB 2014.22.

Såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndigheden mv. være forpligtet til i almindelighed - og således uanset sagens eller dokumenternes omfang - at behandle anmodningen. En myndighed mv. vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er fremsat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i aktindsigten. Dette følger af bemærkningerne til offentlighedsloven.

Det følger også af god forvaltningsskik, at der bør udvises tilbageholdenhed med at afslå anmodninger fra pressen. Se FOB 1995.244 om aktindsigt i en liste over selskabstømmere.

Ombudsmanden har i en sag ikke fundet grundlag for at kritisere Justitsministeriets konkrete vurdering af, at behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dens helhed ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. I den konkrete sag havde Justitsministeriet vurderet, at det samlede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af anmodningen måtte forventes at overstige 60 timer, hvilket Ombudsmanden lagde til grund i sagen. Ombudsmanden lagde bl.a. også vægt på, at Justitsministeriet ville tage stilling til dele af aktindsigtsanmodningen og undersøge om journalisten eventuelt kunne få aktindsigt i nogle udvalgte dokumenter, som journalisten havde oplyst, at han var særlig interesseret i. Endelig udtalte Ombudsmanden i sagen, at det ikke mere generelt kan angives, under hvilke omstændigheder bestemmelsen i OFL § 9, stk. 2, nr. 1, kan anvendes i forhold til fx massemedier. Dette må i følge Ombudsmanden bero på en konkret og samlet vurdering i lyset af den enkelte sags omstændigheder. Se FOB 2016.23.

Myndigheden kan også afslå at behandle en anmodning om aktindsigt, selv om identifikationskravet er opfyldt, hvis det må antages, at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål eller lignende. Se OFL § 9, stk. 2, nr. 2.

Denne bestemmelse omfatter også de tilfælde, hvor anmodningen har til formål at forfølge eller genere myndighedens ansatte eller privatpersoner (chikane). Bestemmelsen vil dog kun finde anvendelse i ganske særlige tilfælde, idet offentlighedslovens klare og grundlæggende udgangspunkt er, at der er adgang til aktindsigt i navnene på ansatte i den offentlige forvaltning. Se FOB 2014.18 om aktindsigt i navne på medarbejdere, der havde behandlet en konkret sag.

I en sag fandt ombudsmanden ikke, at Udenrigsministeriet havde påvist, at udlevering af en medarbejders navn ville kunne medføre chikane mv. i den normale forstand af dette udtryk, uanset at medarbejderen i forbindelse med en tidligere episode havde opfattet anmoder som vred, aggressiv og opfarende. Udenrigsministeriet kunne derfor ikke undtage navnet fra aktindsigt i medfør af OFL § 9, stk. 2, nr. 2. Se FOB 2016.14.

Offentlighedsloven indeholder ikke yderligere indholdsmæssige eller formmæssige krav til anmodningen. Det betyder eksempelvis, at der ikke kan stilles krav om skriftlighed eller begrundelse. En anmodning om aktindsigt, der modtages pr. telefon, skal derfor behandles og afgøres som en skriftlig anmodning.

Vejledningspligten

Efter forvaltningslovens almindeligt gældende sagsbehandlingsregler skal myndigheden i nødvendigt omfang vejlede om, hvilke oplysninger der er nødvendige i det enkelte tilfælde. Se FVL § 7, stk. 1.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området:

Udtalelser fra Ombudsmanden

Udtalelsen i stikord

Yderligere kommentarer

Udtalelse fra Ombudsmanden

FOB 2016.23

Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at kritisere Justitsministeriets konkrete vurdering af, at behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dens helhed ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

FOB 2016.14

Ombudsmanden fandt ikke, at Udenrigsministeriet havde påvist, at udlevering af en medarbejders navn ville kunne medføre chikane mv. i den normale forstand af dette udtryk, uanset at medarbejderen i forbindelse med en tidligere episode havde opfattet anmoder som vred, aggressiv og opfarende. Udenrigsministeriet kunne derfor ikke undtage navnet fra aktindsigt i medfør af OFL § 9, stk. 2, nr. 2.

FOB 2014.22

Myndigheden bør rette henvendelse til anmoderen for at få præciseret en anmodning. Anmoderen skal informeres om konsekvensen af en manglende præcisering.

FOB 2014.18

Der skal gives aktindsigt i navne på ansatte i den offentlige forvaltning, og der kan kun gøres undtagelse fra dette under særlige omstændigheder og efter en helt konkret vurdering.

FOB 1995.244

Det følger af god forvaltningsskik, at der bør udvises tilbageholdenhed med at afslå anmodninger fra pressen, der omfatter alle sager af en bestemt art eller alle sager inden for en bestemt periode.