Dokumentets metadata

Dokumentets dato:01-11-2010
Offentliggjort:17-12-2010
SKM-nr:SKM2010.822.LSR
Journalnr.:10-00774
Referencer.:Forvaltningsloven
Dokumenttype:Afgørelse

Aktindsigt - pligt til fremsendelse af kopi af sagens akter

En klagers anmodning om aktindsigt ansås ikke imødekommet, da klageren af SKAT var blevet pålagt selv at afhente kopi af sagens dokumenter. Landsskatteretten fandt, at SKAT havde pligt til at fremsende kopi af sagens dokumenter til klageren. Der blev lagt vægt på, at der ikke var holdepunkter for at antage, at dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form med afgørende vægt talte imod at pålægge SKAT at fremsende kopierne.

Klagen vedrører stillingtagen til formen af aktindsigt - nærmere bestemt, hvorvidt SKAT er berettiget til at kræve, at klagerens repræsentant selv afhenter kopi af sagens dokumenter hos SKAT.

Landsskatterettens afgørelse
Landsskatteretten giver klageren medhold, således at SKAT tilpligtes at fremsende kopi af sagens akter til klageren.

Sagens oplysninger
Klagerens repræsentant fremsendte anmodning om aktindsigt i klagerens sag vedrørende registreringsafgift til skattecentret den 13. januar 2010.

I brev af 19. januar 2010 meddelte skattecentret, at klagerens repræsentant kunne afhente kopi af de ønskede dokumenter i sagen tirsdag den 26. januar 2010.

Under den efterfølgende korrespondance mellem skattecentret og klagerens repræsentant blev det præciseret fra repræsentantens side, at der ønskedes aktindsigt i alle dokumenter i sagen. Skattecentret præciserede ligeledes, at repræsentanten var berettiget til såvel aktindsigt som udlevering af kopi af sagens dokumenter, dog således, at disse skulle afhentes hos skattecentret.

SKATs afgørelse
Skattecentret har afslået at fremsende kopi af sagens akter til klageren til opfyldelse af anmodningen om aktindsigt.

Klagerens anmodning om aktindsigt er imødekommet ved skattecentrets brev af 13. januar 2010. Dette ændres ikke af, at klagerens repræsentant ikke tog imod tilbuddet om at afhente kopi af sagens akter på det foreslåede tidspunkt, og at klagerens repræsentant ikke forud for den foreslåede dato henvendte sig til skattecentret vedrørende eventuel aflysning eller ombookning.

Skattecentret har over for Landsskatteretten yderligere begrundet afgørelsen med, at anmodningen om aktindsigt er imødekommet ved en indkaldelse til gennemgang af sagens akter og efterfølgende kopiering af de dokumenter, klageren måtte ønske. SKAT har herved opfyldt forvaltningsloven § 16, stk. 1, hvorved det er SKAT, der afgør i hvilken form, anmodningen skal imødekommes. SKAT har endvidere opfyldt nævnte bestemmelses stk. 3 ved at tilbyde udlevering af kopier.

Afgørelsen om aktindsigt er således i fuld overensstemmelse med ombudsmandens udtalelse, hvorefter kopiering kun kan afslås, når der er en særlig begrundelse herfor.

Aktindsigt vil i alt overvejende grad gives i form af kopi af sagens dokumenter. Hvis der er grunde, der taler imod dette, vil aktindsigten eventuelt gennemføres ved gennemsyn af sagens akter på SKATs adresse.

Det er væsentligt at bemærke, at SKAT ikke har tilkendegivet, at sagens akter ikke skal kopieres - tværtimod. SKAT har netop ved brev af 19. januar 2010 tilkendegivet over for klageren, at sagens akter vil blive kopieret. Kopiering skal blot ske efter en gennemgang af sagens akter, hvorefter der kopieres de sagsakter, som klageren ønsker indsigt i.

Klagerens sag indgår i et større sagskompleks. I sagskomplekset er der ca. 60 sager omhandlende registreringsafgift, og hver enkelt sag indeholder sagsakter af et omfang på 1-2 ringbind i A4-størrelse. Skattecentret har i hovedparten af sagerne modtaget anmodninger om aktindsigt, der alle er imødekommet samt gennemført ved gennemsyn af akterne hos skattecentret med efterfølgende kopiering af de dokumenter, som de enkelte repræsentanter ønskede i de enkelte sager.

På grund af lighedsprincippet har skattecentret imødekommet anmodningerne om aktindsigt i samtlige sager ved en indkaldelse til gennemgang hos skattecentret for at kopiere det ønskede materiale.

Anmodningen om aktindsigt anses derfor for imødekommet, og forvaltningslovens regler anses for overholdt.

Der er henvist til forvaltningsloven § 16, ombudsmandens udtalelse i 1997-3491-980 samt SKM2009.154.SKAT .

Klagerens påstand og argumenter
Klageren har fremsat påstand om, at anmodningen om aktindsigt imødegås i form af en fremsendelse af kopi af samtlige sagsakter.

Det fremgår af forvaltningslovens § 16, stk. 3, at hvor det har betydning for en parts mulighed for at varetage sine interesser at få afskrift eller kopi af sagens dokumenter, skal en begæring herom imødekommes. Således kan en part i en sag kun helt undtagelsesvist nægtes adgang til aktindsigt i form af udlevering af afskrift eller fotokopi. Klageren har behov for indsigt i sagens akter til brug for påklage til Landsskatteretten, hvor fristen for sagen vedrørende registreringsafgift udløber den 6. februar 2010, i hvilken forbindelse Landsskatteretten tillige vil anmode om en kopi af sagens akter.

I ombudsmandens undersøgelse af et antal sager om aktindsigt fra told og skattestyrelsen, jf. 1997-3491-980, fremgår det at:

"(...) aktindsigt kan enten gennemføres ved at den aktindsigtssøgende gennemser sagens originale akter på stedet, eller ved at der gives den aktindsigtssøgende kopi af sagens akter. Parten i en afgørelsessag har som hovedregel krav på at få kopi af sagens akter, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 3. Ifølge ordlyden af reglen i offentlighedslovens § 16, stk. 1, står forvaltningsmyndigheden mere frit ved afgørelsen af om aktindsigt i medfør af offentlighedsloven skal gennemføres ved gennemsyn eller kopi. Det er dog forudsat i forarbejderne til loven, at en anmodning om kopier kun kan afslås når der er en særlig begrundelse herfor, f.eks. dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form".

Herudover har ombudsmanden udtalt i FOB 2004.198 OM, at:

"I bemærkningerne til § 16 i lovforslaget (FT 1985-86, tillæg A, sp. 143) er bl.a. anført følgende: "i overensstemmelse med hvad der antages at være gældende ret efter § 10, stk. 4, i den gældende lov, indeholder den foreslåede bestemmelse kun hjemmel til at nægte udlevering af afskrift eller fotokopi af dokumenter, som parten har ret til aktindsigt i, hvis der konkret foreligger tungtvejende grunde, der taler imod. En part vil således kun helt undtagelsesvist kunne nægtes aktindsigt i form af udlevering af afskrift eller fotokopi."

SKATs udtalelse til Landsskatterettens kontorindstilling
Landsskatterettens kontorindstilling har været i erklæring hos SKAT, der indsendte følgende bemærkninger til Landsskatteretten.

"SKAT kan fuldt ud tilslutte sig Landsskatterettens kontors forslag til afgørelse og har ikke yderligere bemærkninger."

Landsskatterettens bemærkninger og begrundelse
Indledningsvist bemærkes, at anmodningen om aktindsigt ikke anses for imødekommet ved den blotte tilkendegivelse om afhentning af sagens akter i kopi.

Forvaltningslovens § 16 lyder således:

"Afgørelsen af, om og i hvilken form en begæring om aktindsigt skal imødekommes, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag.

Stk. 2. Myndigheden afgør snarest, om en begæring kan imødekommes. Er begæringen ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at begæringen er modtaget af myndigheden, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge.

Stk. 3. Har det betydning for en parts mulighed for at varetage sine interesser at få afskrift eller kopi af sagens dokumenter, skal en begæring herom imødekommes. Dette gælder dog ikke, hvis dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form med afgørende vægt taler herimod. Justitsministeren fastsætter regler om betaling for afskrifter og kopier.

Stk. 4. Afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, begæringen om aktindsigt vedrører. Bestemmelsen i § 11 gælder tilsvarende.

Stk. 5. Vedkommende minister kan fastsætte regler, der fraviger bestemmelserne i stk. 1 og stk. 4, 1. pkt."

Af forarbejderne til bestemmelsen fremgår følgende:

"I overensstemmelse med, hvad der må antages at være gældende ret efter § 10, stk. 4, i den gældende lov, indeholder den foreslåede bestemmelse kun hjemmel til at nægte udlevering af afskrift eller foto-kopi af dokumenter, som parten har ret til aktindsigt i, hvis der konkret foreligger tungtvejende grunde, der taler imod. En part vil således kun helt undtagelsesvist kunne nægtes aktindsigt i form af udlevering af afskrift eller fotokopi".

Forvaltningslovens § 16, stk. 3, må forstås således, at en part har ret til at få fremsendt kopi af sagens dokumenter, med mindre dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form med afgørende vægt taler herimod, jf. FOB 1975, side 148 ff., der vedrørte den dagældende bestemmelse i offentlighedsloven, men som er i overensstemmelse med den nugældende bestemmelse i forvaltningslovens § 16, stk. 3.

Klagerens anmodning om aktindsigt kan således ikke anses for imødekommet ved, at klageren selv skal afhente kopi af sagens dokumenter hos SKAT.

Det kan endvidere ikke antages, at dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form med afgørende vægt taler imod at fremsende kopi af sagens dokumenter til klageren.

Der er herved henset til, at antallet af sagens dokumenter - der ifølge det oplyste udgør 1 ringbind med A4 dokumenter - ikke har et sådant omfang, at det med afgørende vægt taler imod at fremsende kopi af sagens dokumenter til klageren.

Det bemærkes herved, at det synes fast antaget i praksis vedrørende afslag på udlevering af afskrift eller kopi, at det alene er materialet i den enkelte sag, der i denne henseende kan tages hensyn til. Det er således anført i teorien, at der skal være tale om samme sag, samt at udlevering af kopi ikke kan nægtes, blot fordi der er tale om et antal dokumenter i en række forskellige sager.

Der er derfor ikke grundlag for at tage hensyn til omfanget af sagskomplekset, som klagerens sag er en del af.

Der er endvidere henset til, at generelle henvisninger til ressourceforbruget vedrørende fremsendelse af sagens akter med posten ikke kan begrunde et afslag på en anmodning om aktindsigt, jf. FOB 2004, side 198.

Endelig kan det forvaltningsretlige lighedsprincip ikke føre til, at klageren stilles ringere end den adgang til aktindsigt, som følger af forvaltningsloven, herunder lovens § 16, stk. 3.

Idet det ikke er omtvistet, at klageren er berettiget til at få kopi af sagens akter, ændres SKATs afgørelse, således at SKAT skal fremsende kopi af sagens akter til klageren til imødegåelse af anmodningen af aktindsigt.

Det erindres, at SKAT er enig i denne indstilling.