Bevillingshaveren skal føre et passende bevillingsregnskab over de varer, der henføres under den pågældende særlige procedure.
Hvis den person, der er ansvarlig for proceduren, er en anden end bevillingshaveren, skal denne person ligeledes føre et passende regnskab over de varer, der er angivet til den særlige procedure.
Den person, der er ansvarlig for proceduren er defineret som følgende:
Den person, der indgiver toldangivelsen, eller på hvis vegne den pågældende angivelse indgives, eller
Den person, som de pågældende rettigheder og forpligtelser vedrørende en toldprocedure er overført til.
Se EUTK artikel 5, nr. 35).
Dette vil fx være tilfældet, hvor varer henføres under toldoplagsproceduren ved benyttelse af et offentligt toldoplag af type I. Her skal både bevillingshaveren og den der angiver varerne til oplæggelse på toldoplaget føre regnskab med de pågældende varer.
Toldmyndigheden kan godkende virksomhedens almindelige forretningsregnskab, hvis dette opfylder kravene til et bevillingsregnskab. Er dette ikke tilfældet, kan toldmyndigheden kræve, at bevillingshaveren og den, der er ansvarlig for proceduren, fører et særligt bevillingsregnskab.
En autoriseret økonomisk operatør med bevilling til at benytte forenklede toldbestemmelser (AEOC) anses for at opfylde regnskabsbestemmelserne, hvis regnskabet er passende for den pågældende særlige procedure.
Regnskabet skal indeholde de oplysninger og elementer, der gør det muligt for toldmyndigheden at føre tilsyn med proceduren, herunder især med de varer, der er henført under proceduren, deres toldmæssige status og deres bevægelser, mens de er henført under proceduren.
Se EUTK artikel 214.
Et bevillingsregnskab skal som udgangspunkt indeholde følgende oplysninger:
Toldmyndigheden kan undlade at kræve visse af de for en bevilling relevante oplysninger, hvis det er muligt at føre toldtilsyn med varer under proceduren uden disse oplysninger, og hvis fraværet af disse oplysninger ikke hindrer toldmyndighedernes kontrolmuligheder.
Toldmyndigheden kan helt frafalde kravet om et specifikt bevillingsregnskab, når der udstedes bevilling til midlertidig import.
Se DF artikel 178.
Der er i EU-toldkodeksen fastsat fælles EU-bestemmelser for opbevaring af dokumenter og andre oplysninger, som vedrører toldforhold. For varer, er henført under en særlig procedure, gælder en opbevaringsfrist på 3 år fra udgangen af det år, hvor toldproceduren blev afsluttet. Se EUTK artikel 51.
Danske virksomheder er ligeledes omfattet af de krav om opbevaring af regnskabsmateriale, der stilles til bogføringspligtige virksomheder. Her er opbevaringsfristen 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår. Se bogføringslovens § 10, stk. 1.
Se nærmere om opbevaringsfrister i afsnit A.B.3.