A.A.7.7 Journalisering

Dette afsnit handler om journalisering efter offentlighedsloven(OFL).

Se vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen nr. 9847 af 19. december 2013 punkt 15 om journalisering.

Indhold

Afsnittet indeholder:

• Baggrund
• Regel
• x Tidspunkt for journalisering x
• x Udskydelse af journaliseringspligten x
• x Selv journaliseringen og system indretningenx
• Betingelser
• x Eksempler på dokumenter, der ikke skal journaliseresx
• Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
• Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre
• Udtalelser fra Folketingets ombudsmand.

Baggrund

Bestemmelsen om journaliseringspligt skal sikre, at dokumenter i forvaltningsmyndighedens varetægt organiseres på en sådan måde, at de kan stilles til rådighed for offentligheden bl.a. som led i behandlingen af en aktindsigtsanmodning.

Før vedtagelsen af lov nr. 606 af 12. december 2013 indeholdt offentlighedsloven ikke bestemmelser om journalisering, men det fulgte af udtalelser fra Folketingets Ombudsmand som god forvaltningskik, at der i SKAT blev journaliseret.

Regel

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed, her SKAT, som led i administrativ sagsbehandling, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Se OFL § 15.

Folketingets Ombudsmand fandt, at der ikke er journaliseringspligt for sms-beskeder, som ikke er omfattet af dokumentbegrebet i OFL, men at beskederne i den konkrete situation burde have været bevaret i en vis kortere periode af hensyn til prøvelse med videre, da det var uklart om dokumenterne i form af sms-beskeder var omfattet af OFL. Se FOB2015-30.

Journaliseringspligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.

Af SKM2016.123.SKAT fremgår, at når SKAT modtager en anmeldelse på telefon, og anmelderen oplyser eget navn, men ønsker at være anonym, skal SKAT gøre anmelderen opmærksom på, at SKAT har notatpligt. Det betyder, at SKAT skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder navnet på den, der giver SKAT oplysningerne.

x Tidspunkt for journaliseringx

Journalisering skal foretages snarest muligt efter modtagelse eller afsendelse af et dokument. Breve bør journaliseres senest 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen. E-mails - der skal journaliseres - bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.

x Udskydelse af journaliseringsfristenx

Et dokument eller en e-mail kan efter omstændighederne journaliseres efter de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage, hvilket fx kan være tilfældet, hvor en forvaltningsmyndighed behandler en sag, der er af en sådan følsom karakter, at det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt.

x De nævnte frister begynder at løbe fra dagen efter modtagelsen eller afsendelsen af dokumentet.x

x Selve journaliseringen og systemets indretningx

Journal systemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:

1. Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse
2. Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.

Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments overskrift. Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, fx brev, notat med videre. I nogle tilfælde kan en artsangivelse - fx borgerhenvendelse eller høringssvar - være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset.

Betingelser

Pligten til journalisering gælder ikke alle dokumenter, idet journaliseringspligten gælder under forudsætning af, at dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder for interne dokumenter i endelig form.

x Eksempler på dokumenter, der ikke skal journaliseres x

x Dokumentform - papirbaseret eller elektronisk med videre - er uden betydning for journaliseringspligtens indtræden.x

Omfattet af journaliseringspligten er navnlig dokumenter som myndigheden - her SKAT- har afsendt eller modtaget - herunder også e-mail/SMS.

Ikke omfattet af journaliseringspligten er bl.a. bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser, der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed.

Udtrykket "betydning for en sag" betyder, om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket " betydning for sagsbehandlingen i øvrigt " menes, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. x Dette vil fx være tilfældet, hvis dokumentet vedrører egentlige procesledende forhold med videre.x

Vurderingen af om et dokument har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, skal foretages på det tidspunkt, hvor dokumentet modtages eller afsendes af SKAT, herunder når det foreligger i endelig form.

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte.

En tilsidesættelse af kravet om journaliseringspligt kan medføre, at klageinstans eller en domstol lægger borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysning i øvrigt. Der er p.t. ingen afgørelser om journaliseringspligten.

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Udtalelser fra Folketingets Ombudsmand