Skatteforlaget

    

A.A.7.4.4 Notatpligt

Dette afsnit handler om reglen for notatpligt efter offentlighedsloven (OFL).

Se vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen nr. 9847 af 19. december 2013 punkt 14 om notatpligt.

Der findes også i RSL regler om notatpligt. Se A.C.1.2.3.

Afsnittet indeholder:

• Baggrund
• Regel
• Betingelser
• Aktindsigt
• Forskellige typer af notater
• Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
• Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre.

Baggrund

Reglen om notatpligt skal sikre, at det faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse virkelig findes i de pågældende sager, uanset hvordan myndigheden er kommet i besiddelse af dem.

Regel

I sager, hvor der træffes afgørelse har forvaltningsmyndigheden, her SKAT, pligt til at notere oplysninger. Se OFL § 13.

Notatpligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.

Af SKM2016.123.SKAT fremgår, at når SKAT modtager en anmeldelse på telefon, og anmelderen oplyser eget navn, men ønsker at være anonym, skal SKAT gøre anmelderen opmærksom på, at SKAT har notatpligt. Det betyder, at SKAT skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder navnet på den, der giver SKAT oplysningerne.

Notatpligten gælder ikke i forbindelse med behandling af sager indenfor strafferetsplejen. Se OFL § 13, stk. 3.

De oplysninger, der skal noteres er oplysninger

• om en sags faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse, som myndigheden modtager mundtligt eller på anden måde
• som myndigheden på anden måde er bekendt med, fx fra andre sager.
• eksterne faglige vurderinger.
• væsentlige sagsekspeditionsskridt.

Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et ekspeditionsskridt skal betragtes som væsentligt, og det må derfor bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Vurderingen af et ekspeditionsskridts væsentlighed skal foretages på det tidspunkt, hvor det pågældende skridt tages.

Betingelser

Der knytter sig visse betingelser til notatpligten, herunder form, indhold, gennemførelse og opbevaring.

Dette skema viser de betingelser, der knytter sig til notatpligt:

Betingelse	Beskrivelse
Formen	Der skal snarest muligt udarbejdes et skriftligt notat med indholdet af oplysningerne
Afgørelsessag	Notatpligten omfatter sager hvor der bliver truffet afgørelse. En afgørelse defineres i forvaltningsretten som en forvaltningsmyndigheds meddelelse til typisk en borger/virksomhed om, hvad der er eller skal være ret for den pågældende i en konkret og aktuelt foreliggende situation. Se afsnit A.A.2 om afgørelser contra vejledning.
Omfanget af pligten	Notatpligten omfatter fx oplysninger, der modtages: under et møde mundtligt eller som myndigheden på anden måde bliver bekendt med telefonisk under en besigtigelse via informationssøgning i andre sager via registre med mere under samtale med medarbejder i egen eller ved anden myndighed.
Eksempel på forskellige typer af notater	der udarbejdes notat af telefonisk samtaler i form af et telefonnotat der udarbejdes notat fra et møde i form af et mødenotat notat udarbejdet af parten og / eller partsrepræsentant
Praktisk gennemførelse	Lovgivningen indeholder ikke regler for gennemførelse. Det vil være praktisk at oplysninger indskrives i et nyt dokument og akteres til den relevante sag.
Notatets indhold	Sagens journalnummer og notats dato Hvem deltager Hvornår samtalen fandt sted Hvor oplysningerne kommer fra Referat af samtalens hovedpunkter
Pligt til opbevaring af dokument	Der er pligt til at bevare dokumentet i sagen af hensyn til aktindsigt og sikring af bevis. Opbevaring kan ske som kopi i papir eller elektronisk

Aktindsigt

Dokumenter, som indeholder oplysninger, der er noteret i henhold til notatpligten, er en del af grundlaget for afgørelsen og er undergivet aktindsigt med de undtagelser, der følger af OFL §§ 19-35.

Sådanne dokumenter er ligeledes omfattet af parters ret til aktindsigt med de undtagelser, der følger af FVL §§ 12-15b.

Se også

Se også afsnit A.A.6.3 om aktindsigt og anmeldelser - den anmeldtes ret til indsigt mv. efter PDL. Se SKM2016.123.SKAT.

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte

En tilsidesættelse af kravet om notatpligt kan medføre, at en klageinstans eller en domstol må lægge borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysninger i øvrigt.

Overtrædelse af notatpligten, har ikke været af en sådan konkret væsentlighed, at den kan medføre afgørelsens ugyldighed. Se SKM2010.281.ØLR.

I en sag var det usikkert, om notatpligten var opfyldt vedrørende diverse møder forud for en afgørelse. Byretten fandt ikke, at den eventuelt manglende opfyldelse af notatpligten medførte ugyldighed. Se SKM2008.635.BR.

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Afgørelse samt evt. tilhørende SKAT-meddelelse	Afgørelsen i stikord	Yderligere kommentarer
Landsretsdomme
SKM2010.281.ØLR	Overtrædelsen af notatpligten har ikke været af en sådan konkret væsentlighed, at det medfører ugyldighed af afgørelsen. Afgørelsen ikke ugyldig.	Tilsvarende: SKM2010.280.ØLR
Byretsdomme
SKM2008.635.BR	Notatpligtens overholdelse usikker. Evt. manglende overholdelse vil ikke føre til ugyldighed.
SKAT
SKM2016.123.SKAT	Notatpligt i forbindelse med anmeldelser.