Udkast til styresignal - Aktindsigt i interne arbejdsdokumenter

Ved bekendtgørelse nr. 1151 af 3. december 2012 blev Skatteministeriet fra 1. januar 2013 opdelt i Skatteministeriets departement og SKAT. De opgaver, der ved skatteforvaltningslovens § 1 er tillagt told- og skatteforvaltningen, varetages af SKAT.

Skatteministeriet omfatter pr. 1. januar 2014 et departement og tre styrelser - SKAT, Spillemyndigheden og Skatteankestyrelsen.

Den interne struktur i SKAT blev fastlagt med virkning fra 1. april 2013. SKAT er således organisatorisk opdelt i 6 forretningsområder (Indsats, Inddrivelse, Kundeservice, IT, Økonomi samt HR og Stab), der hver ledes af en direktør.

Nedenfor præciseres retningslinjerne for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der er udvekslet internt i SKAT.

Hvad er interne arbejdsdokumenter?

Interne arbejdsdokumenter er dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed til eget brug, dvs. de er ikke afgivet til udenforstående. Det kan f.eks. være brevveksling - både på papir og e-mail - mellem forskellige enheder inden for samme myndighed.

Regelgrundlag.

Parters anmodning om aktindsigt i egen sag behandles efter forvaltningsloven. Øvrige anmodninger om aktindsigt, f.eks. fra pressen, behandles efter offentlighedsloven.

Samtidig med at den nye offentlighedslov trådte i kraft den 1. januar 2014, blev reglerne i forvaltningsloven ændret.

Af forvaltningslovens § 12, stk. 1 fremgår, at retten til aktindsigt ikke omfatter en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Tilsvarende fremgår af offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1.

Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles internt i SKAT.

Parter - partsaktindsigt(forvaltningsloven)

Selvom interne arbejdsdokumenter er undtaget fra aktindsigt efter forvaltningslovens almindelige regler, giver SKAT parter "meraktindsigt" i dokumenter, der udveksles mellem to forretningsområder i SKAT. Det sker som følge af bemærkninger til skatteforvaltningsloven. Meraktindsigt er, når der gives aktindsigt efter reglerne om meroffentlighed, selv om den pågældende sag, eller de pågældende dokumenter eller oplysninger efter lovens almindelige regler kan undtages fra aktindsigt. Hvis der for eksempel udveksles interne dokumenter mellem Inddrivelse og Indsats, skal der gives meraktindsigt i disse.

Interne dokumenter, der udveksles inden for ét forretningsområde (f.eks. Indsats), anses for interne dokumenter, som er undtaget fra aktindsigt efter forvaltningslovens § 12, stk. 1. Det kan f.eks. være udkast til notater eller lignende, som drøftes mellem medarbejderne i forretningsområdet for at afklare forretningsområdets holdning til en faglig problemstilling.

Når et dokument er undtaget fra aktindsigt, er der dog pligt til at udlevere oplysninger i dokumentet om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse - den såkaldte ekstraheringspligt, jf. forvaltningslovens § 14 a, stk. 1. Det samme gælder efter denne bestemmelse (også) eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumentet.

Herudover skal der efter forvaltningslovens § 14 b gives aktindsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, som findes i et internt dokument, når der er praksis for at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager.

Samtidig skal det altid overvejes, om der kan gives aktindsigt i yderligere oplysninger i dokumentet, eller eventuelt i hele dokumentet, efter princippet om meroffentlighed.

Alle andre end parter, f.eks. pressen (offentlighedsloven)

Interne arbejdsdokumenter, der er udarbejdet i SKAT, og som udveksles mellem forskellige forretningsområder inden for SKAT (f.eks. Inddrivelse og Indsats), eller inden for et forretningsområde i SKAT (f.eks. Indsats), er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1.

Når et dokument er undtaget fra aktindsigt, er der dog pligt til at udlevere oplysninger i dokumentet om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse - den såkaldte ekstraheringspligt, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 1. Det samme gælder efter denne bestemmelse også eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumentet.

Herudover skal der i visse sagstyper gives aktindsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, som findes i et internt dokument, jf. offentlighedslovens § 29.

Samtidig skal det altid overvejes, om der kan gives aktindsigt i yderligere oplysninger i dokumentet, eller eventuelt i hele dokumentet, efter princippet om meroffentlighed.

Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem SKAT og departementet/styrelser.

Mellem SKAT og departementet/styrelser

Udveksles et internt arbejdsdokument mellem SKAT og departementet, mister dokumentet sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2. Tilsvarende gælder efter offentlighedslovens § 23, stk. 2. Dog anses ministerbetjeningsdokumenter (offentlighedslovens § 24, stk.1) fortsat for interne, hvis de ikke er afgivet til udenforstående, jf. § 23, stk. 1, nr.2.

Tilsvarende gælder for dokumenter, der udveksles mellem SKAT og de to styrelser - Spillemyndigheden og Skatteankestyrelsen.

Anmodningen skal i øvrigt behandles efter lovenes almindelige regler.

Virkningstidspunkt.

Styresignalet træder i kraft på tidspunktet for offentliggørelsen.